Latvijos, Lietuvos ir Baltarusijos programos Jungtinis techninis sekretoriatas organizavo vebinarą projektų įgyvendinimo klausimais. Vebinaro metu aptarėme paramos sutarčių pasirašymą, projekto valdymą, pakeitimus projekte, ataskaitų teikimą ir projektų užbaigimo procedūras.
Pranešimas, skaitytas vebinaro metu
Klausimai ir atsakymai:
| Paramos sutartis | |
| Sutarties 2 variantai turi būti pasirašomi. Ar vienas egzempliorius bus įstaigos? Ar įstaigai turėti dar sutarties kopiją? | Vieną originalą gaus pagrindinis paramos gavėjas, kuris turi tinkamai sutartį užregistruoti ir originalą saugoti savo įstaigoje pagal dokumentų tvarkymo reikalavimus. |
| Projekto valdymas | |
| Ar reikalaujama apdrausti ilgalaikį turtą, įsigytą projekto vykdymo metu? | Tokio reikalavimo nėra, tačiau dėl Jūsų pačių gerovės rekomenduojame drausti kai kurį turtą. |
| Kokiu būdu projekto vykdytojas turės pateikti įrodymus dėl projekto veiklų tęstinumo? | Per patikras bus stebima kaip užtikrinamas veiklų tęstinumas, specialių ataskaitų nėra prašoma teikti. |
| Projekto metu įgytos įrangos naudojimą reikia fiksuoti tik projekto veiklų metu ar ir kitų veiklų metu? | Įranga turi būti naudojama pagal pirminę jos įsigijimo paskirtį, jos įsigijimas ir naudojimas deklaruojamas pažangos ataskaitose. |
| Ar neplanuojama projekto valdymo, ypač ataskaitų teikimo, kelti į elektroninę erdvę? Taip, kaip tai daro Lietuvos-Latvijos Interreg programa? | Netrukus Programos interneto psulapyje bus paskelbtos ataskaitų teikimo instrukcijos. Taip pat šiais metais organizuosime seminarą jų pildymo tematika. Iškilus konkretiems klausimams dėl ataskaitų pildymo kviečiame konsultuotis su savo projekto vadovu. Svarstome įvairias galimybes, tačiau kadangi dirbame su partneriais iš Baltarusijos, ne viskas yra įmanoma dėl techninių galimybių. |
| CPVA turi projektų valdymo informacinę sistemą, su kuria dirba ir projektų vykdytojai (suveda paraiškas, įkelia mokėjimo prašymus ir t.t.) ,o JTS ? | Tokios sistemos neturime. |
| Jei pagal paraišką planuoti pirmojo periodo rezultatai buvo nepasiekti ir nukelti antram periodui, ar reikalingas keitimas, ar užtenka paaiškinti projekto ataskaitoje? | Jeigu dėl šio nukėlimo nesikeičia veiklos aprašymas ir jos įgyvendinimui numatytas biudžetas, pakanka tai nurodyti ataskaitoje. Paaiškinimui naudojamos dalys: Section 1, veiklos aprašymo ir nuokrypių dalys, bei Section 3 „Timetable“. |
| Kodėl Sekretoriatas reikalauja popierinių dokumentų (paštu) pvz. pakeitimai, kai teikiami dokumentai gali būti pasirašomi el.būdu? | Popieriniai dokumentai - priedas prie sutarties reikalingas tik esminio pakeitimo atveju, nes šis dokumentas bus teikiamas parašams Vadovaujančiai institucijai, pakeitimų prašymas gali būti teikiamas el. būdu, skenuotas ar el. būdu pasirašytas oficialus raštas (lydraštis) ir kiti lydimi priedai, pvz. pakeitimų prašymas, nes sutartys ir jos priedai turi būti su originaliais parašais. |
| Nupirkta audito paslauga atviru mažos vertės pirkimu, ar pateikti auditorių tikrinimui JTS iki sutarties pasirašymo? | JTS netikrins, ar tinkamai atlikote viešąjį pirkimą, tikrinsime tik ar pirkimo būdas atitinka numatytąjį pirkimų plane, ar pasirinkta audito įmonė neturi galiojančių nuobaudų ir pan., bet taip, pirmiausia, turite gauti informaciją, kad JTS ir Vadovaujanti institucija sutinka su tokiu Jūsų pasirinkimu ir tik gavę mūsų oficialų raštą galėsite pasirašyti sutartį su auditoriumi. |
| Ar yra darbuotojų įdarbinimui kvalifikacijos reikalavimai? | Projekto personalui taikomi kvalifikacijos reikalavimai - mokėti anglų kalbą, būti susipažinus/ išmanyti Programos taisykles. Šie reikalavimai yra rekomendacinio pobūdžio. |
| Jei projekto eigoje keičiasi pirkimų būdas nei buvo numatyta pirkimų plane, ar reikia kažkaip informuoti Sekretoriatą? | Informaciją apie pasikeitusį pirkimo būdą turite pateikti ataskaitoje, taip pat teikiamas pagrindimas kaip šis pasikeitimas atitinka teisės aktus. |
| Covid-19 | |
| Dėl karantino negalime organizuoti ir pasikviesti Baltarusijos partnerio atstovų pasikeitimo patirtimi susitikimui. | Siūlome naudotis elektroninėmis priemonėmis, SKYPE, ZOOM konferencijomis. |
| Ar ne per daug formalumų keičiant fizinius susitikimus į nuotolinius? Nuotoliniai susitikimai nėra savanoriški, o sąlygoti karantino ir yra būtinybė, tad kam tie prašymai apie kuriuos kalbama? | Taikoma supaprastinta informacinio pranešimo procedūra, informuoti sekretoriatą reikia iš anksto el. paštu. Jeigu keičiasi biudžetas, taikoma pakeitimų procedūra. Visa tai reikalinga siekiant vykdyti savalaikę projektų įgyvendinimo stebėseną. Pakeitimai pildomi tam, kad būtų atitikimas tarp projekto aprašymo ir ataskaitose teikiamos informacijos. Taipogi tai gali įtakoti biudžetą. |
| Iš anksto nebuvo informuotas sekretoriatas ir pagal planą padarytas susitikimas su partneriu nuotoliniu būdu, kadangi kitokio nebuvo ir nėra galimybės. Ką dabar daryti? | Ataskaitoje paaiškinsite, prašome susisiekti su savo projekto vadovu Sekretoriate. Jeigu šis pakeitimas nenumato pakeitimo biudžete, pateiksite informacinį pranešimą. Jeigu reikia keisti (perskirstyti) biudžetą, tuomet pateiksite prašymą neesminiam pakeitimui. Šiuo atveju turėtų būti viskas tvarkoje. |
| Projekto biudžete nesuplanuotos išlaidos pirminiam partnerių susitikimui, ar galima jį organizuoti Projekto administravimo grupės rėmuose? | Pirminis partnerių susitikimas tikriausiai ir bus Jūsų pats pirmas projekto administravimo grupės susitikimas. Jei nėra lėšų, galite daryti ir on-line, pvz. Skype ar ZOOM. Kai kurie projektai daro dėl Covid situacijos, tačiau gana efektyvu. |
| Kiti klausimai | |
| Ar pritaikius išimtį iš kilmės šalies (rule of origin) taisyklės naudojant kofinansavimą iš ES lėšų, ar savo pirkimuose išimtį gali pritaikyti ir partneris iš Baltarusijos? | Jei projekte bent vienas partneris iš Lietuvos ar latvijos ko-finansavimo daliai gauna pinigus iš šalies (LT ar LV) biudžeto (ar konkrečios savivaldybės biudžeto), išimtis šiai taisyklei taikoma visiems projekto partneriams. |
| Ar savo įstaigos tinklapyje paviešintą informaciją reikia taip pat atsiųsti JTS per 5 dienas? | Ne, tik pasirodymus žiniasklaidoje. |
