1. Необходимо ли подтверждать документально расходы по найму жилого помещения, в то время как согласно национальному законодательству подтверждающий документ не требуется? Будет ли это приемлемым в рамках Программы?
Расходы проекта должны соответствовать всем правилам приемлемости, установленными Правилами Программы, включая как соблюдение национального законодательства, так и остальных принципов приемлемости.
В соотвествии национальным законодательством Республики Беларусь (пунктами 15 и 16 Положения о порядке возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командровках Постановления Совета Министров Республики Беларусь № 176 от 19 марта 2019 г.) возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь, а также за границей производится без представления подтверждающих документов в размерах, установленных национальным законодательством.
Правилами Программы установлено, что расходы должны не только соответствовать национальному законодательству, но и должны быть подтверждены документально (статья 2.2.3 Руководства для Заявителей и Бенефициаров, пункт 1.2. Приложения 1 к Руководству для аявителей Бенефициаров). Также подобные условия прописаны в Соглашении о финансировании трансграничного сотрудничества от 07.12.2017 (пункт 7.3 Приложения I), заключенного между Правительством Республики Беларусь и Европейской Комиссией. Таким образом, Правила Программы, а также условия международного договора ограничивают действие норм национального законодательства требованием подтвердить расходы документально. Следовательно, белорусским бенефициарам в соответствии с установленными принципами приемлемости расходов Программы, необходимо обеспечить документирование расходов на найму жилого помещения в организации, чтобы данные расходы были признаны приемлемыми в рамках Программы. Документом, подтверждающим факт понесения расходов может являться счет-фактура/чек об оказании услуг размещения либо любой другой эквивалентный документ, подтверждающий факт оказания услуги.
2. Что делать с бюджетом культурных организаций, где бухгалтер был внесен как основной работник, а после реорганизации бухгалтерской системы стал работником другой организации?
Относительно изменений в организациях бенефициаров согласно Указу Президента Республики Беларусь № 475 от 23 декабря 2019 года информация собирается и уточняется для выработки оптимальных решений. Просим Вас связаться по данному вопросу с Вашими менеджерaми в СТС.
3. Сотрудник проекта планирует увольнение через месяц. По законодательству нужно выплатить компенсацию отпуска при увольнении. Являются ли эти расходы приемлeмыми?
Выплата отпускных приемлема в случае 100% занятости на проект, либо трудоустройства специально для проекта (Варианты 1 и 4 пункта 2.39 Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров). Рекомендуем уточнить данный вопрос в зависимости от выбранного типа занятости у финансового менеджера Вашего проекта. Напоминаем, что выплата выходного пособия является неприемлемыми расходами (пункт 2.26 Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров).
4. Осуществляли расходы (зарплата за март, апрель) до получения первого транша (июнь), перечисляя деньги с текущего банковского счета организации на счет проекта. Возможно ли вернуть ту же сумму, которая потрачена в бел. руб. со счета проекта на текущий счет организации? Если нужен пересчет, то по какому курсу?
Если речь идет о государственной бюджетной организации, то взаимозачет между источниками возможен, однако это должно быть предварительно согласовано с организацией, которая выделяет средства софинансирования на проект. Помните о том, что средства проекта - целевой источник. Зачисление обратно на счет производится в соответствии с национальным законодательством: применяемыми банковскими процедурами и системой платежей в Республике Беларусь. Программа не регламентирует данные процессы.
5. Если на стадии написания проекта расходы на коммисию банка не были вписаны в таблицу бюджета, можно ли их позже внести в рамках изменения бюджета?
Да, данные изменения можно внести в бюджет проекта при наличии экономии по другим бюджетным статьям/разделам. Для этого необходимо оформить запрос на изменения и подать на рассмотрение в СТС через Ведущего бенефициара (если это просто бенефициар) или непосредственно в СТС (если это Ведущий бенефициар).
6. Должен ли аудитор быть одним для всех бенефициаров программы с белорусской стороны или можно выбирать разных для разных бенефициаров, ведь отчетный период для всех одинаков?
Все зависит от того, как данные расходы были запланированы в бюджете проекта и в Плане закупок. Если бюджетом и Планом закупок предусматривается закупка одной аудиторской компании для всех белорусских бенефициаров в проекте, то, соответственно, Вы должны следовать заявленным процедурам и закупить одну аудиторскую компанию для всех бенефициаров, если ситуация по каким-то причинам не изменилась. Если же согласно Бюджету проекта и Плану закупок для каждого бенефициара предусмотрена закупка аудиторских услуг, то процедура закупки аудиторской компании может осуществляться отдельно каждым бенефициаром.
7. Если сотрудник проекта во время проекта прекращает трудовой договор с организацией, представляющей бенефициара, может ли он дальше быть сотрудником проекта?
Сотрудником проекта является сотрудник организации-бенефициара, который был назначен либо нанят организацией-бенефициара для работы в проекте, оформлен в соответствии с трудовым законодательством Республики Беларусь. Сам по себе проект не обладает статусом юридического лица и не может никого трудоустраивать (см. замечание под пунктом 2.16 Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров ). Трудоустройство в организации бенефициара допускается на основании трудового законодательства. Соответственно, если трудовой договор расторгается, то сотрудник перестает быть трудоустроенным в проекте.
8. На первичных учетных документах должна быть идентификация проекта. Достаточно ли номера проекта? Либо нужно писать его название?
Как минимум должен быть указан номер проекта. Если форма первичного учетного документа не позволяет разместить номер и название проекта на нем, то рекомендуется изготовить штамп с номером и названием проекта.
