Видео вебинара:
Вопросы и ответы:
| Вопрос: | Ответ: |
| Самый актуальный вопрос: что делать с бюджетом культурных организаций, где бухгалтер был внесен как основной работник, а после реорганизации бухгалтерской системы стал работником другой организации? | Относительно изменений в организациях бенефициаров согласно Указу Президента Республики Беларусь № 475 от 23 декабря 2019 года информация собирается и уточняется для выработки оптимальных решений. Просим Вас связаться по данному вопросу с Вашими менеджерaми в СТС. |
| Сотрудник проекта планирует увольнение через месяц. По законодательству нужно выплатить компенсацию отпуска при увольнении. Являются ли эти расходы приемлeмыми? | Выплата отпускных приемлема в случае 100% занятости на проект, либо трудоустройства специально для проекта (Варианты 1 и 4 пункта 2.39 Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров). Рекомендуем уточнить данный вопрос в зависимости от выбранного типа занятости у финансового менеджера Вашего проекта. Напоминаем, что выплата выходного пособия является неприемлемыми расходами (пункт 2.26 Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров). |
| Осуществляли расходы (зарплата за март, апрель) до получения первого транша (июнь), перечисляя деньги с текущего банковского счета организации на счет проекта. Возможно ли вернуть ту же сумму, которая потрачена в бел. руб. со счета проекта на текущий счет организации? Если нужен пересчет, то по какому курсу? | Если речь идет о государственной бюджетной организации, то взаимозачет между источниками возможен, однако это должно быть предварительно согласовано с организацией, которая выделяет средства софинансирования на проект. Помните о том, что средства проекта - целевой источник. Зачисление обратно на счет производится в соответствии с национальным законодательством: применяемыми банковскими процедурами и системой платежей в Республике Беларусь. Программа не регламентирует данные процессы. |
| Если на стадии написания проекта расходы на коммисию банка не были вписаны в таблицу бюджета, можно ли их позже внести в рамках изменения бюджета? | Да, данные изменения можно внести в бюджет проекта при наличии экономии по другим бюджетным статьям/разделам. Для этого необходимо оформить запрос на изменения и подать на рассмотрение в СТС через Ведущего бенефициара (если это просто бенефициар) или непосредственно в СТС (если это Ведущий бенефициар). |
| Должен ли аудитор быть одним для всех бенефициаров программы с белорусской стороны или можно выбирать разных для разных бенефициаров, ведь отчетный период для всех одинаков? | Все зависит от того, как данные расходы были запланированы в бюджете проекта и в Плане закупок. Если бюджетом и Планом закупок предусматривается закупка одной аудиторской компании для всех белорусских бенефициаров в проекте, то, соответственно, Вы должны следовать заявленным процедурам и закупить одну аудиторскую компанию для всех бенефициаров, если ситуация по каким-то причинам не изменилась. Если же согласно Бюджету проекта и Плану закупок для каждого бенефициара предусмотрена закупка аудиторских услуг, то процедура закупки аудиторской компании может осуществляться отдельно каждым бенефициаром. |
| Соответствуют ли все 10 аудиторов, рекомендованных вами, вашим требованиям? | Да, соответствуют. |
| В плане закупок указана единая статья расходов "Расходы на организацию мероприятий". Минэкономики не регистрирует перечень с такой формулировкой и настаивает на указании отделььных статей расходов внутри данной формулировки. Возможно ли внесение изменений в план закупок с разнесением расходов по отдельным статьям (например, услуги по аренде помещений, питание, проезд, оплата услуг спикеров и т.д.)? | В План закупок изменения не вносятся. Непонятно, почему План закупок, а не Бюджет предъявлялся в Министерство Экономики Республики Беларусь. По вопросу уточнения расходов, просим обращаться к Вашему Финансовому менеджеру в СТС. |
| При трудоустройстве (вариант 4, работа на неполную ставку) допускается ли оплата отпуска и больничных листов? | Если занятость в проекте по 4-му варианту найма персонала, то отпускные, больничные приемлемы (смотрите пункт 2.39 Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров). |
| Если сотрудник проекта во время проекта прекращает трудовой договор с организацией, представляющей бенефициара, может ли он дальше быть сотрудником проекта? | Сотрудником проекта является сотрудник организации-бенефициара, который был назначен либо нанят организацией-бенефициара для работы в проекте, оформлен в соответствии с трудовым законодательством Республики Беларусь. Сам по себе проект не обладает статусом юридического лица и не может никого трудоустраивать (см. замечание под пунктом 2.16 Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров ). Трудоустройство в организации бенефициара допускается на основании трудового законодательства. Соответственно, если трудовой договор расторгается, то сотрудник перестает быть трудоустроенным в проекте. |
| В руководстве бенифициаров указано, что белорусским бенефициарам необходимо составлять штатное расписание. Если какой-то определенный бланк штатного расписания для составления и где его можно взять, как его правильно заполнять? | В соответствии с Трудовым законодательством Республики Беларусь. |
| Средства софинансирования должны перечисляться с банковского счета проекта? Либо можно с текущего банковского счета организации? | Не совсем понятно, про какие перечисления софинансирования и кому (бенефициару, поставщику товаров/работ/услуг) идет речь, что понимается под понятием "банковский счет проекта": счет, открытый для средств Гранта или счет софинансирования. Для уточнения Вашего вопроса рекомендуем обратиться к Финанансовому менеджеру СТС Вашего проекта. Пожалуйста, используйте счета, открытые и используемые только для нужд проекта. Исходя из банковских операций должно быть видно, что трансакции осуществляются в рамках проекта (присутствует номер проекта, название проекта и т.д.) . |
| Правильно ли, что сначала надо согласовать с ведущим бенефициаром выбор аудитора, а потом осуществить процедуру закупок его услуг? | Касательно выбора аудиторской компании, информируем, что каждый бенефициар сам ответственнен за выбор аудиторской компании, руководствуясь правилами и рекомендациями программы (процедура закупки произведена в соответствии с Планом закупок и Бюджетом проекта, аудиторская компания выбрана из 10 представленных на вебсайте программы аудиторских компаний и индивидуальных предпринимателей, рекомендации учтены). После того, как аудиторская компания выбрана, информируется ведущий бенефициар. |
| Изменения в план закупки в рамках имеющегося финансирования, просто разделить по статьям расходов, будет ли это существенным изменением? Сколько по времени может занять согласование? | План закупок (документ) не подлежит изменению в течение периода реализации проекта. В то же время закупочные процедуры могут быть изменены в зависимости от фактической ситуации на рынке при проведении закупки, если это применимо. Если будут необходимы какие-либо изменения в описании и бюджете проекта, используйте процедуру изменений в проекте. |
| 20% и более окончательного платежа финансирования ЕС после окончания проекта. 20% до финального платежа становятся частью софинансирования. Эта часть должна быть пропорционально распределена по бенефициарам в соответсвии с их долей участия или может быть в большей мере лечь на долю какого-либо бенефициара? | То, как Вы будете софинасировать проект обусловлено вашим партнерским соглашением. Распределение финансирования относительно покрытия расходов до получения финального платежа среди бенефициаров также не ограничиваются Правилами Программы и согласуется между бенефициарами путем договоренностей. Главное - на момент окончания проекта софинансирование в размере 10% должно быть израсходовано и задекларировано всем партнерством. |
| Где можно найти письма МНС с разъяснениями? | На официальном сайте Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь: http://www.nalog.gov.by/ru/razjasnenija_ru/ |
| Раздел 1 "Человеческие ресурсы" предполагает приём сотрудников на основании трудовых договоров. Для каждого из сотрудников утверждена ставка в месяц и количество месяцев. Сотрудники будут приняты специально для проекта. По факту их увольнения предполается выплата отпускных. У общественного объединения средств на данные цели нет. Возможно ли уменьшение ежемесячной ставки данных специалистов, чтобы "высвободить" в рамках проекта средства для выплаты отпускных. Спасибо за ответ! | Рекомендуем обсудить данную ситуацию с Вашим Финансовым менеджером СТС |
| На первичных учетных документах должна быть идентификация проекта. Достаточно ли номера проекта? Либо нужно писать его название? | Как минимум должен быть указан номер проекта. Если форма первичного учетного документа не позволяет разместить номер и название проекта на нем, то рекомендуется изготовить штамп с номером и названием проекта. |
| Куда относить разницы, возникающие от продажи валютных средств (разница между стоимостью проданной иностранной валюты по курсу продажи и стоимостью данной иностранной валюты по курсу нац банка РБ)? | Любые потери, возникшие в результате обмена валюты являются неприемлемыми расходами (пункт 8.1.е) Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров). Курсовые разницы учитывются в бухгалтерском учете в соответствии с национальным законодательством и учётной политикой организации. |
| В настоящий момент ждем первый транш. Проект уже длится 3 месяца, таймшиты оформляются. Уточните, можно и заплатить зарплату сразу за 3 месяца? | Cогласно правилам программы заработная плата должна выплачиваться регулярно, периодически - хотя бы раз в месяц, в полном объеме, в соответствии с национальным законодательством (пункт 2.16 Приложения I для Заявителей и Бенефициаров). |
| Не совсем поняла по отнесению отпускных к приемлемым расходам. Сотрудник проекта оформлен на не полную ставку, можно ли выплату отпускных отнести к приемлемым расходам? И что следует написать в тайм шите? | Выплата отпускных приемлема в случае 100% занятости на проект, либо трудоустройства специально для проекта (Варианты 1 и 4 пункта 2.39 Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров). |
| Как правильно распределить расходы по аренде и коммунальные расходы между текущими расходами организации и косвенными расходами проекта? | Коммунальные расходы и расходы по аренде помещения, где размещается персонал проекта, могут относиться к непрямым административным расходам проекта. При закладывании коммунальных расходов и расходов на аренду в бюджетный раздел 7 Бюджета следует помнить, что Программой установлено, что все непрямые административные расходы не должны превышать 7% от общей величины затрат по разделу бюджета 1 «Людские ресурсы» (статья 2.2.4 Руководства для Заявителей и Бенефиаров). Программa не предполагает каких-либо ограничений в отношении разработки методологии расчета доли непрямых расходов по проекту к текущим расходам организации. Данная методология разрабатывается непосредственно самим бенефициаром, исходя из особенностей организации. Здесь могут быть учтены такие показатели как площадь помещения, занимаемая сотрудниками проекта, ежегодные счета за оплату коммунальных услуг, аренды, заработная плата сотрудников и т.д. Те проекты, у которых уже подписан Контракт о Гранте должны обратить внимание на то, какие расходы у них уже заложены в 7 разделe Бюджета. |
| Спасибо, но ведущий бенефициар предупредил, что сначала надо получить согласие ведущего бенефициара и совместного технического секретариата. В этом случае надо сначала согласовать и только потом осуществлять процедуру закупок его услуг? | Информируем, что сначала каждый бенефициар выбирает аудиторскую компанию, посредством проведения процедуры закупки. В последствии информирует ведущего бенефициара, например, письмом. Ведущий бенефициар собирает информацию от всех других бенефициаров и подает в СТС. И только потом СТС рассматривает, предает информацию в Орган управления, который принимает окончательное решение касательно выбранных аудиторских компаний. В последствии СТС информирует Ведущего бенефициара о решении и тогда можно будет заключать договора с аудиторами. Также обращаем ваше внимание - Ведущему бенефициару рекомендуется согласовывать предварительно черновую версию письма о выбранных аудиторских компаниях с СТС перед официальной подачей такового. |
| Авансовый платеж конвертируется на момент поступления на валютный счет полностью или по мере предоставления платежных поручений? | Во избежание неприемлемых расходов, связанных с потерями при применении обменных курсов, настоятельно рекомендуется хранить поступивший авансовый платеж на счету в иностранной валюте, и переводить в белорусские рубли только ту сумму и только в тот момент, когда необходимо произвести платеж в белорусских рублях. |
| Возможно ли внесение изменений в план закупок, а именно детализация расходов за каждое мероприятие, в рамках предусмотренного бюджета? | Изменения в План закупок не вносятся. По вопросу детализации расходов, просьба обратиться к финансовому менеджеру в СТС |
| Какими законодательными актами между РБ и Евросоюзом регулируется финансирование финального авансового платежа? (кроме Грантконтракт и Руководства для заявителей и бенефициаров). И еще один вопрос: если продлевается срок реализации проекта, изменяется ли срок предоставления финального отчета? | Вопрос 1: финальный (итоговый) платеж не является авансовым и возмещает затраченные бенефициарами средства. Порядок финансирования описан в Контракте о Гранте (пункт 5.1.). Просим обсудить этот вопрос с менеджером и финансовым менеджером СТС. Вопрос 2 - да, изменится. |
| Сотрудники организации приняты на проект по отдельному трудовому контракту, возможно ли выплата зарплаты по 4-му варианту (из грантовых средств)? | На усмотрение бенефициара. Обратите внимание на то, как это у Вас указано в Паспорте проекта в отношении этих двух источников. |
| Планируется совместная запись диска Латвия-Беларусь в Беларуси. Можно ли разделить бюджет мероприятия. Каждый запишется в своей стране? Сделаем общий диск в РБ, как планировали. Цели выполним. | Вопрос, возможно, касается вопроса внесения изменений в описание мероприятий и бюджет конкретно Вашего проекта. Просьба обратиться к менеджерам Вашего проекта в СТС. |
| Могут ли сэкономлемые средства быть прифинансированием? | Не ясен вопрос. Возможно целесообразно для внесения ясности - обратиться к менеджерам Вашего проекта в СТС. |
| Если сотрудник работает только по проекту (4 вар.) в областной организации и совместитель в городском отделении данной организации, являются ли отпускные данного сотрудника в обл. организации приемлемыми расходами по проекту? | Да, являются приемлемыми, но только те, которые в областной организации - бенефициаре. |
| Если в бюджете не было заложено командировочных расходов, но сотрудникам выплатили. Это неприемлемые расходы? | Этот вопрос, возможно, касается внесения изменений в описание мероприятий и бюджет конкретно Вашего проекта. Просьба обратиться к менеджерам Вашего проекта в СТС. |
| Где должны быть запланированы расходы на проезд участников мероприятий (семинаров)? | В бюджете проекта, раздел 2. |
| Каким документом нужно руководствоваться для начисления командировочных расходов? | Расходы проекта должны соответствовать всем правилам приемлемости, установленными Правилами Программы, включая как соблюдение национального законодательства, так и остальных принципов приемлемости. Белорусским бенефициарам в соответствии с установленными принципами приемлемости расходов Программы, необходимо обеспечить документирование расходов на найму жилого помещения в организации, чтобы данные расходы были признаны приемлемыми в рамках Программы. Документом, подтверждающим факт понесения расходов может являться счет-фактура/чек об оказании услуг размещения либо любой другой эквивалентный документ, подтверждающий факт оказания услуги. |
| Не получила ответ, что надо указывать в таймшите в период отпуска или его не составлять? | Напишите - "отпуск". В таймшите обычно указывается проработанное время и выполненные задачи. |
| Можно ли сотруднику проекта, находящемуся в отпуске по основному месту работы, работать по проекту до 8 часов в день с последующей регистрацией в таймшите? | Данные условия не должны противоречить национальному трудовому законодательству. Непонятно, какой отпуск и на каких условиях. Просьба обратиться к менеджерам Вашего проекта в СТС. |
| Административные расходы с начала проекта велись с текущего счета организации (аренда включала НДС), можно ли включить данные расходы в софинансирование (за исключением НДС), либо обязательно чтобы они проводились со счета проекта? | Если речь идет о счете для софинансирования, то следует исходить из того, какой счет был предусмотрен для средств софинансирования изначально и с него производить платежи. Помните, что средства проекта - целевое финансирование, за которые Вы отчитываетесь. Используйте счета, открытые и используемые только для нужд проекта. Исходя из банковсих операций должно быть видно, что трансакции осуществляются в рамках проекта (присутствует номер проекта, название проекта и т.д.). НДС - неприемлемые расходы по правилам программы и национальному законодательству. |
| Деньги из седьмого раздела: можно ли всю сумму потратить в конце проекта? | Расходы 7-го раздела предназначены для функционирования офиса для проекта, что достаточно непрерывно и длительно. Поэтому, предполагается, что такие расходы чаще всего будут распределены по времени в течение всей реализации проекта. |
| Если в разделе 4 запланирована покупка по одной статье на 2000 евро, по другой статье 1000 евро. При изучении рынка получается, что закупка по одной статье возможна 2500 евро, по другой статье 500 евро. Вопрос: Нужно ли перед покупкой согласовывать такое изменение с СТС, либо можно при сдаче отчета предоставить Annex VI и Annex VII с обоснованием такой закупки? | Вопрос, возможно, касается внесения изменений в описание мероприятий и бюджета конкретно вашего проекта. Просьба обратиться к менеджерам Вашего проекта в СТС. |
| При строительных работах закупку стройматериалов проводит инженерная организация или бенефициар? | Договор на закупку работ заключает Заказчик по объекту. Относительно закупки стройматериалов, общей практикой является закупка материалов Генподрядчиком. Если у Вас другая ситуация, просим ее обсудить с менеджерами СТС. |
| Если в первичном документе за аренду офиса содержится НДС, возможна ли оплата НДС с текущего счета организации, а оставшаяся сумма со счета проекта? | Напоминаем - НДС - по проекту это неприемлемые расходы для белорусских бенефициаров и не могут быть включены в отчет(ы). Раздел 2.2.5 в Руководстве для заявителей. |
| Зная, что НДС является неприемлемыми расходами, возможно ли его наличие в первичном документе, но фактически оплата со счета проекта будет без НДС? | Абсолютно все источники финансирования проекта должны пройти процедуру освобождения от налогов. Если же по каким-то причинам ошибочно НДС был включен в первичный учетный документ, оплата со счета проекта без НДС будет приемлема. |
| Прошу осветить вопрос для Бенефициаров о приемлемости расходов согласно подпункту (i) geyrnf 1.2 ПОДРОБНЫЕ ПРАВИЛА ПРИЕМЛЕМОСТИ РАСХОДОВ и согласование визуализации согласно пункту 3.7 Руководства для заявителей и бенефициаров (имеются случаи когда визуализация должна быть согласована со с представителем СТС). | Бенефициары проекта не обязаны согласовывать все материалы со специалистом по информации. Согласование материалов со специалистом по информации является обязательным лишь в исключительных случаях, когда коммуникационные продукты имеют особенное отличие/экстраординарную функцию/маленький размер (например, национальные костюмы, особые сувениры, маленькие USB накопители) согласно пункту 3.7 Руководства для заявителей и бенефициаров. Напоминаем, что согласно процедурам (пункт 13.14 формы отчета о проверке расходов) аудитор должен проверить, следовал ли Бенефициар правилам Программы по визуализации и коммуникации. На основании присутствия/отсутствия элементов визуализации аудитор может сделать вывод-являются ли приемлемыми затраты на эти продукты. Для своей проверки аудитор может использовать следующие материалы, опубликованные на сайте Программы: 1) Раздел «Визуальное представление, информация и коммуникация»: https://www.eni-cbc.eu/llb/ru/razdel-beneficiarov/vizualnoe-predstavlenie-informacija-i-kommunikacija/4145 2) Раздел «Информация для аудиторов»: https://www.eni-cbc.eu/llb/ru/programma/informacija-dlja-auditorov/4039 3) Руководство для Заявителей и Бенефициаров: раздел 3.7, Приложения 1 и 2 (раздел 8) к Руководству для Заявителей и Бенфициаров. |
| Может ли сотрудник проекта работать по проекту более, чем 4 часа, если он находится в очередном отпуске по основному месту работы? | Вопрос весьма специфический, просим Вас связаться с финанасовым менеджером Вашего проекта в СТС |
| Куда будет отнесена разница от переоценки валюты хранящейся на счете? | Потери из-за курсовых разниц являются неприемлемыми расходами в соответствии с правилами программы (пункт 8.1.е) Приложения I к Руководству для Заявителей и Бенефициаров). Курсовые разницы учитывются в бухгалтерском учете в соответствии с национальным законодательством и учётной политикой организации. |
| Ситуация: по бюджету проекта прошла рабочая встреча с партнерами в Литве, по бюджету прописан транспорт - аренда автомобиля, принимали участие 2 человека от партнера (так и указано в бюджете). Аудитор просит объяснить, почему участники не поехали на транспорте (поезд, автобус). Должны ли мы аудитору объяснять и доказывать выбор транспорта? | Вопрос весьма специфический просим Вас связаться с финанасовым менеджером Вашего проекта в СТС |
